De juiste ontmoeting

Over solliciteren, organisatiecultuur en waarom een goede match veel verder gaat dan een cv.

De afgelopen jaren heb ik regelmatig gesolliciteerd. Soms omdat ik op zoek was naar een nieuwe uitdaging, soms omdat een functie me nieuwsgierig maakte. Tegelijkertijd hoorde ik vergelijkbare verhalen van mensen om mij heen. Vrienden, collega’s en bekenden die eveneens op zoek waren naar een nieuwe plek om hun talenten in te zetten.Wat me daarbij opviel, was dat we vaak dezelfde ervaringen tegenkwamen. Sollicitaties waarop nooit meer een reactie volgde. Afspraken die werden verzet en vervolgens niet opnieuw werden ingepland. Procedures die stilvielen zonder uitleg. Assessments waarvan de uitkomst wel werd gedeeld, maar niet werd toegelicht.

Maar ik kwam ook organisaties tegen waar gesprekken van mens tot mens werden gevoerd. Waar helder werd gecommuniceerd. Waar je je welkom voelde, ongeacht de uitkomst. Vanuit mijn ervaring in recruitment, leidinggeven en organisatieontwikkeling, maar ook vanuit mijn opleiding en interesse in menselijk gedrag, zette dat me aan het denken. Hoe werkt dit eigenlijk? En misschien nog interessanter: hoe doe je dit goed als organisatie? Want een sollicitatieprocedure gaat uiteindelijk over veel meer dan het invullen van een vacature. Het gaat over mensen. Over cultuur. Over verwachtingen. En over de vraag of de juiste persoon op de juiste plek terechtkomt.

Wie heb je voor je?

Natuurlijk zijn opleiding, ervaring en competenties belangrijk. Een organisatie wil weten of iemand het werk kan uitvoeren en of de benodigde kennis aanwezig is. Maar uiteindelijk neem je geen cv aan. Je neemt een mens aan. Een mens die tijd investeert in een motivatiebrief, zich voorbereidt op gesprekken, ergens naartoe reist en zich openstelt voor een oordeel. Dat vraagt moed. Zeker omdat een sollicitant zich per definitie in een kwetsbare positie bevindt. Juist daarom vraagt een sollicitatieprocedure om zorgvuldigheid. Omdat iedereen het verdient om serieus genomen te worden. Een duidelijke terugkoppeling. Een afspraak die wordt nagekomen. Een eerlijk gesprek. Het zijn juist die kleine dingen die het verschil maken.

Van mens tot mens

Sommige gesprekken blijven je bij, ongeacht de uitkomst. Zo had ik een sollicitatiegesprek waarbij ik na afloop een bericht stuurde om te bedanken voor het gesprek. Niet om mijn kansen te vergroten, maar omdat het simpelweg een prettig gesprek was geweest. Met echte nieuwsgierigheid en interesse. En juist dat bleef hangen.

Want uiteindelijk onthouden mensen vaak niet welke vragen er precies zijn gesteld. Ze onthouden hoe ze zich voelden. Of er werkelijk werd geluisterd. Of er ruimte was voor hun verhaal. Of ze zich gezien voelden als mens en niet alleen als kandidaat. Dat maakt een gesprek waardevol, ook wanneer het uiteindelijk niet tot een samenwerking leidt.

Weten we eigenlijk wel wie we zoeken?

Wat mij opvalt, is dat organisaties niet altijd helder hebben wat ze precies zoeken. Er is een vacaturetekst, een functieprofiel en een lijst met eisen. Maar wanneer gesprekken zich ontwikkelen, blijkt regelmatig dat de werkelijke behoefte ergens anders ligt. Soms zoekt een team meer structuur, soms iemand die beweging brengt of juist iemand die rust brengt in een periode van verandering. En soms blijkt een vacature veel minder over kennis te gaan dan over persoonlijkheid, samenwerking en aansluiting bij het team. In het beste geval begint een recruitmentproces niet bij het inventariseren van taken en verantwoordelijkheden, maar bij de vraag wat een team of organisatie werkelijk nodig heeft.

Hoe is een vacature echt ontstaan?

Een vraag die minstens zo belangrijk is, wordt opvallend weinig gesteld. Waarom is deze vacature eigenlijk ontstaan? Is er groei? Gaat iemand met pensioen? Is de werkdruk te hoog? Zijn er nieuwe werkzaamheden bijgekomen? Of zijn er in korte tijd meerdere mensen vertrokken? Dat laatste hoeft geen probleem te zijn. Maar het kan wel een uitnodiging zijn om eerst naar de organisatie zelf te kijken voordat er een nieuwe medewerker wordt gezocht.

Wat speelt er? Wat werkt goed? Wat vraagt aandacht? En wat kunnen we daarvan leren? De oplossing ligt vaak niet direct in het aantrekken van nieuwe mensen, maar in het beter begrijpen van wat er binnen de organisatie gebeurt. Want wanneer meerdere mensen op dezelfde plek vastlopen, is het interessant om te onderzoeken wat die plek eigenlijk vraagt.

Kernwaarden die je kunt voelen

Vrijwel iedere organisatie heeft kernwaarden. Ze staan op de website. In presentaties. Op posters aan de muur. De echte vraag is of mensen ze ook kunnen voelen. Worden beslissingen eraan getoetst? Herkennen medewerkers zich erin? Zijn ze zichtbaar in het dagelijks handelen? Of zijn het woorden geworden die ooit zijn gekozen, maar inmiddels losstaan van de praktijk? Wanneer een organisatie echt helder heeft waar zij werkelijk voor staat, wordt het ook gemakkelijker om mensen aan te trekken die daarbij passen. Niet omdat iedereen hetzelfde hoeft te zijn, maar omdat mensen zich herkennen in de bedoeling.

Cultuur laat zich zien in gedrag

Sommige organisaties slagen daar opvallend goed in. Een voorbeeld dat ik zelf goed ken, is KLM. Binnen de organisatie wordt vaak gesproken over het blauwe hart. Wat mij altijd heeft gefascineerd, is dat je dat niet alleen terugziet in communicatie-uitingen, maar vooral in gedrag. In hoe collega’s elkaar helpen, in hoe passagiers worden benaderd, in het vermogen om zelfstandig beslissingen te nemen aan de andere kant van de wereldof in de bereidheid om verantwoordelijkheid te dragen wanneer dingen anders lopen dan gepland.

Dat ontstaat niet vanzelf. Daar gaat een zorgvuldig proces van selectie, opleiding en cultuurvorming aan vooraf. Juist daarom kan het interessant zijn om als organisatie niet alleen naar vacatures te kijken, maar ook naar de vraag hoe je cultuur levend houdt. Hoe zorg je ervoor dat mensen zich verbonden voelen met de bedoeling van de organisatie? Want betrokkenheid ontstaat niet uit een functieomschrijving. Betrokkenheid ontstaat wanneer mensen zich herkennen in het verhaal.

Het inzetten van testen in een recruitment proces

Ik herinner me een sollicitatieprocedure waarin ik na een prettig eerste gesprek een assessment mocht maken. Niet veel later werd ik gebeld met de mededeling dat ik op basis van de test niet binnen het team zou passen. Dat kan natuurlijk.Niet iedere functie past bij iedere persoon. Maar toen ik vroeg waarom dat zo was, kon niemand daar antwoord op geven. Degene die de test had beoordeeld was niet aanwezig en er kon geen toelichting worden gegeven. Dat vond ik opvallend. Niet vanwege de afwijzing, maar omdat er een conclusie werd getrokken zonder uitleg. Voor mij onderstreepte dat opnieuw hoe belangrijk het gesprek blijft.

Een test kan waardevolle informatie opleveren. Maar uiteindelijk is een mens meer dan een profiel, een score of een rapportage. Wanneer je ervoor kiest om zulke instrumenten te gebruiken, hoort daar ook een zorgvuldige terugkoppeling bij. Niet alleen voor de organisatie, maar ook voor de kandidaat. Want ook een afwijzing kan waardevol zijn wanneer iemand begrijpt waarom een keuze wordt gemaakt. Dan neem je iets mee naar een volgende stap.

De juiste mens op de juiste plek

In verschillende functies heb ik veel recruitment gedaan. Natuurlijk kijk je naar ervaring, opleiding en competenties. Maar als ik eerlijk ben, gaat het uiteindelijk vaak over iets anders. Over vertrouwen, over gevoel en over de vraag: Durven we dit met elkaar aan? Er is zelden een perfecte kandidaat. Net zoals er geen perfecte organisatie bestaat. Wat er wel kan ontstaan, is de juiste ontmoeting.

Een ontmoeting waarin beide partijen onderzoeken of er voldoende vertrouwen is om samen verder te gaan. Waarin niet alleen wordt gekeken naar wat iemand heeft gedaan, maar ook naar wie iemand is, wat iemand meebrengt en wat iemand nodig heeft om tot zijn recht te komen. Die ontmoeting begint niet op de eerste werkdag. Die begint op het moment dat iemand binnenstapt. In hoe iemand wordt ontvangen, in de duidelijkheid van de procedure, in het nakomen van afspraken en in de aandacht die er is voor het gesprek. Juist daar ontstaat vaak het eerste gevoel van vertrouwen.

Mensen zijn geen tijdelijke oplossing voor een organisatieprobleem

Soms wordt er over vacatures gesproken alsof het vooral gaat over het invullen van een gat. Iemand moet een taak uitvoeren, een rooster vullen of werk overnemen. Maar mensen zijn meer dan een functie. Toen ik mijn eigen onderneming had, kwam er via via een meisje van zestien jaar bij mij werken. Ik weet nog dat mensen weleens vroegen of ik daar wel verstandig aan deed. Of het niet veel tijd kostte om iemand zo jong in te werken. Voor mij voelde dat anders. Hoe mooi is het om iemand te zien groeien? Om iemand zelfvertrouwen te zien ontwikkelen? Om te zien hoe een jong meisje stap voor stap een jonge vrouw wordt die haar verantwoordelijkheid neemt, initiatief toont en steeds steviger op haar eigen benen gaat staan? Natuurlijk kost dat tijd. Maar ontwikkeling kost altijd tijd. Net zoals vertrouwen tijd kost. Net zoals samenwerken tijd kost.

Vijf jaar later stond ze op eigen benen. Niet omdat ik dat had gedaan, maar omdat zij die stappen zelf had gezet. Ik mocht een tijdje naast haar lopen. Wat me misschien nog wel het meest raakt, is dat we nog steeds een warme band hebben. Ondanks dat de onderneming uiteindelijk stopte. Er is wederzijds respect gebleven, betrokkenheid en vertrouwen. Ik noem haar weleens gekscherend mijn winkeldochter. En dat laat dat werkrelaties vaak meer zijn dan werk alleen. Soms ontwikkelen mensen zich binnen een organisatie en gaan ze daarna weer verder. Soms groeien ze uit hun functie. Soms vraagt het leven om een andere stap. Dat is niet altijd verlies. Dat hoort er gewoon bij. Een goede organisatie probeert mensen niet vast te houden ten koste van alles. Een goede organisatie helpt mensen groeien, ook wanneer die groei uiteindelijk betekent dat iemand verdergaat. Dat is juist een van de mooiste resultaten van goed werkgeverschap. Mensen zullen niet voor altijd blijven. Maar in het ideale geval kijken ze met een goed gevoel terug op de tijd die ze onderdeel waren van jouw organisatie.

Uiteindelijk gaat het altijd over relaties

Soms vragen mensen me hoe mijn interesse in relaties, intimiteit, teams en organisaties bij elkaar past. Voor mij is dat eigenlijk heel logisch. Want uiteindelijk gaat het altijd over relaties. Een liefdesrelatie is een relatie. Een vriendschap is een relatie. Maar een werkrelatie is dat ook. We brengen een groot deel van ons leven door op ons werk. We werken samen, lossen problemen op, vieren successen, hebben meningsverschillen en bouwen gezamenlijk iets op.

De waarde van een organisatie bestaat uit mensen

Uit ondernemers, bestuurders en medewerkers die ooit ergens in geloofden. Die vanuit een idee, een droom of een verlangen iets zijn begonnen. Vanuit een winstoogmerk, maar vaak ook vanuit een visie. Vanuit betrokkenheid. Vanuit iets wat hen aan het hart gaat. Wanneer je dat hart van een organisatie levend weet te houden en mensen aantrekt die zich daarmee verbonden voelen, ontstaat er iets bijzonders. Dan gaat werk niet alleen over taken en verantwoordelijkheden, maar ontstaat betrokkenheid. Eigenaarschap. Verbinding. Er ontstaat iets wat veel groter is dan een goed ingevulde vacature. Een plek waar mensen graag willen zijn. Dat uiteindelijk waar iedere organisatie naar op zoek is.

Niet naar de perfecte kandidaat, maar naar de juiste ontmoeting.

Misschien herken je iets van deze vragen binnen jouw organisatie. Dat vacatures lastig vervulbaar zijn, dat verloop hoger is dan gewenst of dat de praktijk iets anders blijkt te vragen dan wat ooit op papier is gezet.

Soms helpt het om eerst naar de organisatie te kijken voordat je op zoek gaat naar nieuwe mensen.

Je bent van harte welkom.

Daar waar we elkaar raken

Anouk Hogeveen